Ce que fait une Personne Responsable : les quatre tâches en pratique

Une Personne Responsable est l'entreprise établie dans l'UE qui répond aux autorités pour votre produit. L'article 4(3) du règlement (UE) 2019/1020 énumère ce que fait une Personne Responsable : vérifier que les documents existent, répondre aux demandes, signaler les risques et aider aux mesures correctives. Eldris gère aussi pour vous la correspondance avec les autorités.

Que dit l'article 4(3) sur ce que fait une Personne Responsable ?

L'article 4(3) lui impose quatre tâches, énumérées ci-dessous. Selon l'article 16(1) du RSGP, un produit couvert ne peut être mis sur le marché sans un opérateur de l'UE chargé de ces tâches. Elles laissent en place les obligations fixées par la législation propre au produit.

• La législation du produit peut exiger une déclaration UE de conformité et une documentation technique. Le cas échéant, vérifier qu'elles ont été établies, tenir la déclaration à la disposition des autorités pendant la durée exigée et s'assurer qu'elles peuvent obtenir la documentation sur demande.
• Répondre à la demande motivée d'une autorité de surveillance du marché, en fournissant toutes les informations et la documentation nécessaires pour démontrer la conformité du produit, dans une langue aisément comprise par l'autorité.
• Informer les autorités de surveillance du marché lorsqu'il y a des raisons de croire qu'un produit présente un risque.
• Coopérer avec ces autorités, notamment pour garantir que les mesures correctives nécessaires sont prises lorsqu'un produit n'est pas conforme.

Le texte ne fixe aucun délai pour ces tâches : ni la réponse ni le signalement d'un risque n'en ont.

Les cosmétiques ont une règle parallèle à l'article 5(3) du règlement (CE) n° 1223/2009. La personne responsable y répond à la demande motivée d'une autorité. Elle fournit les informations et documents démontrant la conformité de certains aspects du produit.

Qu'ajoute le RSGP à ces tâches ?

Il ajoute des vérifications régulières, lorsque les risques du produit l'exigent. Selon l'article 16(2) du RSGP, la Personne Responsable vérifie que le produit est conforme à sa documentation technique.

Sur demande, elle fournit aux autorités la preuve documentée de ces vérifications. Elles s'ajoutent aux quatre tâches de l'article 4(3) et laissent en place les obligations des autres opérateurs au titre du règlement (UE) 2023/988.

Le fabricant conserve donc ses propres obligations. Selon l'article 9(1), il conçoit et fabrique le produit conformément à l'obligation générale de sécurité. Selon l'article 9(2), il réalise une analyse interne des risques et établit la documentation technique.

L'article 16(3) place le nom ainsi que l'adresse postale et électronique de la Personne Responsable sur le produit, ou à défaut sur l'emballage, le colis ou un document d'accompagnement. L'article 19(b) les place dans les offres en ligne lorsque le fabricant est hors de l'UE.

Le guide sur l'étiquette précise quoi imprimer. Mais l'article 16 ne s'applique pas aux produits soumis à leur propre législation de l'UE. Pour les actes énumérés à l'article 4(5), c'est l'article 4 du règlement (UE) 2019/1020 qui fixe ce que fait la Personne Responsable.

Le guide des exigences 2026 précise qui en a besoin et quand.

Que fait Eldris au quotidien ?

Elle maintient votre désignation active. Le forfait mensuel couvre l'adresse d'Eldris sur votre étiquette et vos annonces, les réponses aux autorités et le portail avec vos certificats.

Pour les marchés de l'UE, vos étiquettes et annonces portent EldrisAi OÜ, Ruunaoja tn 3, 11415 Tallinn, Estonie, avec l'e-mail [email protected]. Eldris traite aussi avec les autorités de surveillance du marché.

Vos dossiers se trouvent dans un portail accessible à tout moment, dont les certificats et l'historique du courrier des autorités. Les conditions désignent Eldris comme votre Personne Responsable de l'UE pour les cosmétiques et les produits de consommation courants.

Lorsqu'une autorité écrit, les délais ci-dessous sont des engagements propres à Eldris, pas des délais légaux.

Eldris reçoit et enregistre le courrier adressé à l'adresse de l'UE, puis vous prévient sous 24 heures.

Elle répond pour vous à une demande formelle d'informations à partir des documents de votre portail. La première réponse intervient sous 10 jours ouvrables.

Eldris vous met aussi en copie de chaque message et vous consulte avant toute réponse sur le fond.

Voir ce qui se passe quand une autorité contacte Eldris pour le déroulé complet.

De quoi Eldris a-t-elle besoin de votre part ?

De détails produit exacts, d'un moyen de vous joindre rapidement et d'être prévenue sans délai de tout incident. Ce que fait une Personne Responsable face à une autorité dépend de ce que vous fournissez : Eldris répond à partir de votre portail.

Selon les conditions, vous fournissez des informations produit exactes et complètes : descriptions, ingrédients le cas échéant et documents de sécurité. Après le paiement, elles vont dans votre portail.

Vous informez aussi rapidement Eldris de tout incident de sécurité, rappel ou question d'un régulateur. Eldris gère les réponses, mais certaines questions des autorités vous reviennent ; elle doit donc pouvoir vous joindre vite.

Les conditions vous imposent aussi de veiller à ce que vos produits respectent toutes les règles de sécurité des produits de l'UE applicables, avant leur mise sur le marché de l'UE.

Eldris ne prépare ni les déclarations de conformité ni les dossiers techniques : c'est à vous ou à votre laboratoire d'essais de le faire.

Ses conditions limitent son rôle à celui de votre Personne Responsable de l'UE. Elle ne fournit aucun service juridique, fiscal ni d'essais de sécurité des produits.

Une Personne Responsable ne reprend pas vos obligations de fabricant. Elles restent les vôtres, comme l'explique le guide sur la responsabilité.

Comment mettre en place une Personne Responsable ?

Désignez-la avant de mettre le produit sur le marché de l'UE. Avec Eldris, c'est une seule commande en ligne : vos coordonnées, vos marchés, vos types de produits et votre forfait, puis le devis, puis votre autorisation.

L'article 16(1) du RSGP interdit la mise sur le marché d'un produit couvert sans opérateur de l'UE chargé de ces tâches. La mise sur le marché désigne la première mise à disposition du produit sur le marché de l'UE.

Une offre en ligne compte aussi : selon l'article 4 du RSGP, elle met le produit à disposition dès qu'elle cible des consommateurs dans l'UE.

Lors de l'inscription, vous choisissez vos marchés, sélectionnez ce que vous vendez et choisissez un forfait. Vous voyez le devis. Puis vous confirmez votre pouvoir de désigner Eldris et acceptez les conditions.

Le certificat arrive dans les 60 minutes suivant la fin de l'inscription. Il cite chaque marché choisi. Les frais uniques par marché et le forfait mensuel, calculé selon le nombre de SKU, figurent sur la page du service.

Pour chaque étape, lisez comment désigner Eldris.

Questions fréquentes

La Personne Responsable doit-elle être établie dans l'UE ?

Oui : l'article 16(1) du RSGP exige un opérateur économique établi dans l'UE. Il peut s'agir d'un fabricant de l'UE, ou d'un importateur lorsque le fabricant est hors de l'UE. Il peut aussi s'agir d'un mandataire muni d'un mandat écrit, ou d'un prestataire de services d'exécution des commandes, seulement si aucun des précédents n'est dans l'UE.

En combien de temps Eldris répond-elle à une autorité ?

Eldris reçoit et enregistre le courrier adressé à l'adresse de l'UE, puis vous prévient sous 24 heures. Une demande formelle d'informations reçoit une première réponse sous 10 jours ouvrables, à partir des documents de votre portail. Ce sont des engagements de service propres à Eldris, car l'article 4(3)(b) ne fixe aucun délai de réponse.

Les vérifications régulières du RSGP s'appliquent-elles à tous les produits ?

Non : la Personne Responsable les effectue lorsque les risques possibles du produit l'exigent, et seulement pour les produits couverts par le RSGP. L'article 16 ne s'applique pas aux produits soumis à leur propre législation de l'UE. Pour les actes énumérés à l'article 4(5) du règlement (UE) 2019/1020, les quatre tâches s'appliquent toujours au titre de son article 4(1).

Qui informe les autorités d'un produit dangereux ?

La Personne Responsable, selon l'article 4(3)(c) du règlement (UE) 2019/1020, qui ne fixe aucune limite en heures ou en jours. Elle informe les autorités de surveillance du marché lorsqu'elle a des raisons de croire qu'un produit présente un risque. Les conditions d'Eldris vous demandent aussi de prévenir rapidement Eldris de tout incident de sécurité, rappel ou question d'un régulateur.

Une Personne Responsable est-elle la même chose qu'un importateur ?

Pas toujours : un importateur est une entreprise établie dans l'UE qui met sur le marché de l'UE un produit provenant d'un pays tiers. L'article 4(2)(b) du règlement (UE) 2019/1020 permet à un importateur d'exercer le rôle. Un mandataire muni d'un mandat écrit peut l'exercer à sa place, tout comme un fabricant de l'UE.