Informations nécessaires pour désigner une Personne Responsable

Les informations nécessaires pour désigner Eldris sont de simples coordonnées : nom de la société, nom du contact, e-mail, téléphone, adresse professionnelle et pays. Vous choisissez aussi des types de produits, des marchés et un forfait SKU, puis acceptez la lettre d'autorisation ; aucun document n'est demandé avant le paiement. Ensuite, vous fournissez les informations produit via votre portail, tandis que, selon l'article 9(2) du règlement (UE) 2023/988, le RSGP, c'est le fabricant qui établit la documentation technique.

Quelles sont les informations nécessaires, champ par champ ?

L'écran Coordonnées demande le nom de votre société, le contact, l'e-mail, le téléphone, l'adresse professionnelle et le pays. Vous pouvez ajouter une adresse de facturation distincte si la facture doit aller à une autre société.

Le téléphone fait partie des informations nécessaires car Eldris gère la correspondance réglementaire. Mais certaines questions vous reviennent, et Eldris doit pouvoir vous joindre rapidement.

La lettre reprend ces coordonnées : vérifiez-les avant d'accepter. Donner votre adresse à Eldris ne la retire pas de votre étiquette.

Si vous êtes le fabricant, l'article 9(6) du RSGP exige votre propre nom ainsi que votre adresse postale et électronique sur le produit. L'article 16(3) y ajoute celles de la Personne Responsable. Un guide distinct traite du nom et de l'adresse sur votre étiquette.

Que déclarez-vous sur vos produits et vos marchés ?

L'écran Personne Responsable demande quels marchés, ce que vous vendez et combien de SKU. La lettre indique ensuite vos marchés et votre couverture, c'est-à-dire le forfait SKU.

Chaque État membre de l'UE est un marché, tout comme le Royaume-Uni, désignation distincte pour la Grande-Bretagne. Indiquez donc chaque marché par lequel vous comptez commencer. La remise multi-marchés ne compte que les marchés commandés ensemble lors de l'inscription.

Pour le forfait, l'information nécessaire est votre nombre de SKU. Un SKU est un article vendable, et chaque variante, comme une taille ou une couleur, compte comme un SKU. Votre nombre de SKU actifs fixe ensuite le palier du forfait mensuel, calculé selon le nombre de SKU, et non selon le type de produit.

Le formulaire propose huit types de produits, et vous cochez chaque type que vous vendez :

• Biens de consommation courants
• Électronique et appareils électriques
• Cosmétiques et beauté
• Jouets et articles pour enfants
• Vêtements et textiles
• Matériaux au contact des aliments
• EPI / équipements de sécurité
• Autre / non listé

Un enregistrement par marché couvre tous les types choisis, quel que soit le nombre de catégories.

Des informations produit sont-elles nécessaires avant de payer ?

Non : vous ne téléversez rien au paiement et aucun document n'est requis avant de payer. Les informations produit suivent dans votre portail une fois le paiement effectué.

Les seules informations produit nécessaires à l'inscription sont vos types de produits et votre nombre de SKU. L'inscription ne demande donc aucun des documents produit habituels : ni déclaration de conformité, ni dossier technique, ni rapports d'essais, ni maquette d'étiquette, ni liste de produits. Vous pouvez même imprimer vos emballages avant la désignation, avec le nom, l'adresse postale et l'e-mail d'Eldris.

Votre déclaration de conformité et votre dossier technique restent chez vous ou chez votre laboratoire d'essais, pas chez Eldris. Eldris délivre ensuite le certificat de désignation dans les 60 minutes suivant la fin de l'inscription. Comment désigner Eldris détaille chaque étape du formulaire d'inscription, où vous voyez le devis avant de payer.

Les cosmétiques suivent leur propre législation, le règlement (CE) n° 1223/2009, qui prévoit sa propre Personne Responsable. La désignation ne produit ni le CPSR ni le PIF.

D'autres informations sont-elles nécessaires après le paiement ?

Oui : des informations produit exactes et complètes, fournies via votre portail. Cela comprend les descriptions, les ingrédients le cas échéant et la documentation de sécurité, et les conditions générales en font votre obligation.

La même partie des conditions énumère vos autres obligations. D'abord, vous veillez à ce que vos produits respectent toutes les règles de sécurité des produits de l'UE applicables avant leur mise sur le marché de l'UE. Vous maintenez aussi une assurance responsabilité civile produits pour les produits vendus dans l'UE.

Enfin, vous informez rapidement Eldris des incidents de sécurité, rappels ou demandes réglementaires. Eldris conserve vos dossiers dans le portail, comme vos certificats et l'historique des échanges avec les autorités, accessibles à tout moment.

Lorsqu'une autorité de surveillance du marché de l'UE envoie une demande formelle d'informations, Eldris répond en votre nom à partir des documents de votre portail. La réponse dépend donc de ce que vous y avez fourni. Eldris vous met en copie de chaque message et vous consulte avant toute réponse sur le fond.

En droit, répondre à une demande motivée avec les informations nécessaires pour démontrer la conformité est une tâche prévue à l'article 4(3)(b) du règlement (UE) 2019/1020.

Et si vous ajoutez des produits ou des marchés après l'inscription ?

Les deux passent par votre portail : vous y ajoutez les informations produit, et un client existant y ajoute des marchés. L'ajout d'un produit ou d'un SKU régénère automatiquement votre certificat, sans frais pour le nouveau certificat.

Le forfait mensuel suit toujours votre nombre de SKU actifs, car les conditions fixent les frais mensuels par paliers selon ce nombre. Une gamme qui s'agrandit peut donc vous faire changer de palier.

Un nouveau type de produit ne demande aucun nouvel enregistrement, puisqu'un enregistrement par marché couvre chaque type de produit. Quand la gamme évolue, gardez vos informations produit, avec leurs documents de sécurité, exactes et complètes, comme l'exigent les conditions.

Chaque État membre de l'UE est un marché, tout comme le Royaume-Uni. Un nouveau marché est un enregistrement unique distinct, aux frais de marché. Il ne se cumule pas avec vos marchés existants pour la remise, comme l'explique l'ajout de marchés plus tard.

Vous modifiez aussi dans le portail un service déjà payé.

Questions fréquentes

La facture peut-elle être adressée à une autre société ?

Oui : cochez l'option de facturation à l'écran Coordonnées et ajoutez l'adresse de l'autre société. La facture lui est alors adressée, et les deux adresses y figurent. La lettre d'autorisation indique toujours votre propre société, votre contact et votre adresse professionnelle, tels que saisis dans le reste du formulaire.

Quelle société Eldris est-ce que je désigne ?

Cela dépend de vos marchés : EldrisAi OÜ, code d'immatriculation 17298529, prend les marchés de l'UE, et EldrisAI le Royaume-Uni. Si votre commande comprend des marchés de l'UE et le Royaume-Uni, votre certificat nomme les deux sociétés. Les conditions générales, elles, sont un contrat entre vous et EldrisAi OÜ, que vous acceptez à l'étape Autorisation.

Dois-je lister chaque produit à l'inscription ?

Non : les informations nécessaires à l'inscription sont vos types de produits et votre nombre de SKU, pas chaque produit. Vous ajoutez le détail de chaque produit, avec ses documents de sécurité, dans votre portail après le paiement. D'ici là, la lettre d'autorisation enregistre le forfait SKU comme votre couverture.

Qui conserve ma déclaration de conformité et mon dossier technique ?

Vous ou votre laboratoire d'essais, car la désignation ne les comprend pas et Eldris ne les prépare pas. Selon l'article 9(2) du RSGP, le fabricant établit la documentation technique avant de mettre un produit sur le marché. Vous ajoutez ensuite vos documents de sécurité à votre portail, afin qu'Eldris puisse les utiliser si une autorité les demande.

Les mêmes informations sont-elles nécessaires si je vends des cosmétiques ?

Oui : vous donnez les mêmes coordonnées et choisissez les cosmétiques parmi vos types de produits. La commande propose alors la notification CPNP, mais seulement si vos produits comprennent des cosmétiques et que le marché concerné figure dans la commande. La désignation elle-même ne produit ni le CPSR ni le PIF.

Verrai-je ce qu'Eldris envoie à une autorité ?

Oui : Eldris vous met en copie de chaque message et vous consulte avant toute réponse sur le fond. Si une autorité écrit par courrier à l'adresse de l'UE, Eldris enregistre la lettre et vous prévient sous 24 heures. Votre portail conserve aussi l'historique de ces courriers, accessible à tout moment.