Puis-je être ma propre Personne Responsable dans l'UE ?

Seule une entreprise établie dans l'UE peut être sa propre Personne Responsable, pour les cosmétiques comme pour les autres produits. Selon l'article 16(1) du RSGP, règlement (UE) 2023/988, un fabricant de l'UE exerce lui-même le rôle, comme le permet l'article 4(2)(a) du règlement (UE) 2019/1020. Sinon, un importateur de l'UE ou un mandataire l'exerce, ou, à défaut des deux, un prestataire de services d'exécution des commandes.

Quels opérateurs peuvent exercer le rôle de Personne Responsable ?

Quatre types d'opérateurs, tous établis dans l'UE. L'article 4(2) du règlement (UE) 2019/1020 les énumère. Le RSGP reprend la même liste.

• (a) Un fabricant établi dans l'Union, c'est-à-dire quiconque fabrique un produit, ou le fait concevoir ou fabriquer (article 3(8) du RSGP), et le commercialise sous son propre nom ou sa propre marque.
• (b) Un importateur, lorsque le fabricant est hors de l'Union. Un importateur est toute personne établie dans l'Union qui met sur le marché de l'Union un produit provenant d'un pays tiers.
• (c) Un mandataire. Il détient un mandat écrit du fabricant pour accomplir les tâches de l'article 4(3).
• (d) Un prestataire de services d'exécution des commandes établi dans l'Union, pour les produits qu'il traite. Il ne compte que si l'Union n'a aucun des opérateurs (a), (b) ou (c).

Le point (b) suppose donc un fabricant hors de l'Union. Le point (d) suppose l'absence des trois autres. Le point (c) n'a pas de telle condition.

Tout fabricant peut désigner un mandataire, même s'il pourrait être sa propre Personne Responsable.

Une entreprise de l'UE peut-elle être sa propre Personne Responsable ?

Oui : une entreprise de l'UE peut exercer le rôle elle-même en tant que fabricant, au titre du point (a). Elle peut néanmoins désigner un mandataire par mandat écrit (article 10(1) du RSGP).

Être votre propre Personne Responsable signifie accomplir ses tâches en interne. L'article 4(3) du règlement (UE) 2019/1020 vous impose de répondre à la demande motivée d'une autorité. Vous lui fournissez les informations et documents nécessaires, dans une langue qu'elle comprend aisément.

Vous informez aussi les autorités lorsque vous avez des raisons de croire qu'un produit présente un risque. Vous coopérez ensuite avec elles, notamment sur les mesures correctives.

Le RSGP ajoute des vérifications régulières du produit par rapport à sa documentation technique (article 16(2)). Vous les effectuez lorsque les risques du produit l'exigent. Sur demande, vous présentez aux autorités la preuve documentée de ces vérifications.

En tant que fabricant, vous réalisez aussi l'analyse interne des risques et établissez ces documents (article 9(2)). Vous les tenez à la disposition des autorités pendant 10 ans après la mise sur le marché du produit (article 9(3)).

Votre nom ainsi que votre adresse postale et électronique figurent sur le produit. Si ce n'est pas possible, ils figurent sur l'emballage ou sur un document qui l'accompagne (article 9(6)).

Une entreprise hors UE peut-elle être sa propre Personne Responsable ?

Non : l'article 4(2) n'énumère que des opérateurs établis dans l'Union ; vous ne pouvez donc pas exercer le rôle vous-même. Un importateur de l'UE peut l'exercer, ou un mandataire que vous désignez. À défaut des deux, un prestataire de services d'exécution des commandes établi dans l'Union le peut.

Le titulaire dépend de la manière dont vos produits atteignent les acheteurs de l'UE. Si une entreprise de l'UE met sur le marché de l'Union vos produits venus de l'extérieur, elle est l'importateur. Elle peut alors exercer le rôle au titre du point (b).

Avec ou sans importateur dans l'UE, vous pouvez désigner un mandataire, comme Eldris. C'est le point (c), qui exige un mandat écrit de votre part en tant que fabricant.

Un prestataire de services d'exécution des commandes propose au moins deux des services suivants : entreposage, conditionnement, adressage et expédition. Il n'est pas propriétaire des produits. Il n'intervient qu'à titre subsidiaire, pour les produits qu'il traite.

Ici, le fabricant est hors de l'UE. Une offre en ligne doit donc indiquer le nom ainsi que l'adresse postale et électronique de la Personne Responsable (article 19(b) du RSGP).

La Grande-Bretagne a ses propres règles produits. Le guide sur la Personne Responsable UK et UE traite des ventes là-bas.

Les cosmétiques ont-ils leur propre règle de Personne Responsable ?

Oui : les cosmétiques ne relèvent pas de l'article 16 du RSGP. Le règlement (CE) n° 1223/2009 prévoit sa propre Personne Responsable. Son article 4(1) n'admet un cosmétique sur le marché que si une personne responsable est désignée dans l'UE.

Pour un cosmétique fabriqué dans l'UE, le fabricant établi dans l'UE est sa propre Personne Responsable. Il peut désigner une autre personne par mandat écrit (article 4(3)).

Pour un cosmétique importé, chaque importateur est la Personne Responsable du produit qu'il met sur le marché (article 4(5)). L'importateur peut désigner par mandat écrit une personne établie dans l'UE. Celle-ci accepte par écrit et exerce alors le rôle.

Un vendeur hors UE ne peut donc pas non plus être sa propre Personne Responsable pour les cosmétiques. Le nom et l'adresse de la Personne Responsable figurent sur le récipient et l'emballage (article 19(1)(a)).

La Personne Responsable tient aussi un dossier d'information sur le produit (article 11(1)). Elle le conserve dix ans après la mise sur le marché du dernier lot.

Une désignation Eldris ne produit ni le rapport de sécurité (CPSR) ni ce dossier (PIF).

Quand est-il judicieux de désigner Eldris ?

Lorsque votre entreprise est hors de l'UE et qu'aucun importateur de l'UE n'exerce le rôle. C'est aussi judicieux si vous préférez ne pas être votre propre Personne Responsable. Eldris exerce le rôle par l'intermédiaire d'EldrisAi OÜ, et le certificat suit dans les 60 minutes après la fin de l'inscription.

Tant que votre forfait mensuel court, les coordonnées d'Eldris figurent sur vos emballages et vos annonces : EldrisAi OÜ, Ruunaoja tn 3, 11415 Tallinn, Estonie, avec l'adresse e-mail [email protected].

Eldris enregistre le courrier des autorités et vous prévient sous 24 heures. Une demande formelle d'informations reçoit une première réponse sous 10 jours ouvrables.

Eldris répond à partir des documents de votre portail. Elle vous consulte avant toute réponse sur le fond.

Vos propres obligations restent les vôtres. Les vérifications de la Personne Responsable ne les remplacent pas (article 16(2) du RSGP). Eldris ne prépare ni vos déclarations de conformité ni vos dossiers techniques.

Le guide sur le rôle de la Personne Responsable décrit le rôle en pratique. Les frais uniques par marché et le forfait mensuel figurent sur la page du service.

Dans le formulaire d'inscription, vous ne donnez que des informations. Vous n'envoyez aucun document avant le paiement.

Questions fréquentes

Une entreprise de l'UE doit-elle désigner une Personne Responsable ?

Pas si elle est le fabricant : un fabricant de l'UE peut être sa propre Personne Responsable selon l'article 4(2)(a) du règlement (UE) 2019/1020. Il exerce alors le rôle et accomplit lui-même ses tâches, sans désigner personne. Il peut toutefois choisir de désigner un mandataire par mandat écrit (article 10(1) du RSGP).

Une entreprise britannique peut-elle être sa propre Personne Responsable de l'UE ?

Non : une entreprise britannique ne peut pas être sa propre Personne Responsable dans l'UE. L'article 4(2) du règlement (UE) 2019/1020 n'énumère que des opérateurs établis dans l'UE, et le Royaume-Uni en est exclu. L'importateur de l'UE d'un vendeur britannique peut exercer le rôle, ou le vendeur peut désigner un mandataire comme Eldris, par l'intermédiaire d'EldrisAi OÜ.

Mon distributeur dans l'UE peut-il être ma Personne Responsable ?

Pas en sa qualité de distributeur, car l'article 4(2) ne cite pas les distributeurs. Une entreprise de l'UE qui importe vos produits dans l'Union est l'importateur et peut exercer le rôle au titre du point (b). Une entreprise de l'UE munie de votre mandat écrit peut l'exercer comme mandataire au titre du point (c).

Mon entrepôt logistique dans l'UE peut-il être ma Personne Responsable ?

Seulement à titre subsidiaire : un prestataire de services d'exécution des commandes établi dans l'UE peut assumer le rôle pour les produits qu'il traite (article 4(2)(d)). Il ne le fait que si aucun fabricant, importateur ou mandataire n'est établi dans l'UE. Dans tous les autres cas, l'un de ces trois exerce le rôle.

Une personne physique peut-elle exercer le rôle plutôt qu'une société ?

Oui, si elle est établie dans l'UE. Selon l'article 3(9) du RSGP, un mandataire est toute personne physique ou morale établie dans l'Union ayant reçu un mandat écrit d'un fabricant. Pour les cosmétiques, l'article 4(1) du règlement (CE) n° 1223/2009 parle d'une personne physique ou morale désignée dans l'UE.

Un importateur de cosmétiques dans l'UE peut-il confier le rôle à quelqu'un d'autre ?

Oui : chaque importateur est la Personne Responsable du cosmétique qu'il met sur le marché, selon l'article 4(5) du règlement (CE) n° 1223/2009. Il peut désigner à sa place, par mandat écrit, une autre personne établie dans l'UE comme Personne Responsable. Cette autre personne doit à son tour accepter le mandat par écrit.