EU-Verantwortliche Person für Service-Marken und White-Label-Verkäufer: Compliance, wenn Sie nicht selbst herstellen

Nicht jedes Unternehmen, das Produkte in der EU verkauft, stellt diese Produkte auch selbst her. Service-Marken, White-Label-Verkäufer, Private-Label-Betreiber und Unternehmen, die Produkte Dritter für den EU-Verkauf umbenennen, stehen vor einer besonderen Compliance-Herausforderung: Sie müssen eine EU-Verantwortliche Person für Produkte benennen, die sie nicht selbst entworfen, formuliert oder hergestellt haben. Die regulatorische Verpflichtung liegt bei der juristischen Person, die das Produkt unter ihrem Namen auf dem EU-Markt bereitstellt – und diese juristische Person sind Sie, unabhängig davon, wo das Produkt tatsächlich hergestellt wurde.

Dieser Leitfaden behandelt die spezifischen Anforderungen an die EU-Verantwortliche Person für Service-Marken und White-Label-Betriebe und erklärt, wie Eldris eine konforme Benennung der EU-Verantwortlichen Person unabhängig von Ihrer Position in der Lieferkette ermöglicht.

Warum die EU Sie verantwortlich macht, nicht Ihren Hersteller

Die EU-Produktsicherheitsvorschriften basieren auf dem Prinzip der Marktverantwortung. Die juristische Person, die ein Produkt auf dem EU-Markt bereitstellt – d.h. die juristische Person, deren Name oder Marke auf dem Produkt erscheint, wenn es den EU-Verbrauchern zugänglich gemacht wird – trägt die regulatorische Verantwortung für die Konformität dieses Produkts. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie das Produkt selbst hergestellt, einen Drittanbieter beauftragt oder fertige Waren gekauft und Ihr eigenes Branding angebracht haben.

Für Kosmetika gemäß Verordnung 1223/2009 ist die Verantwortliche Person typischerweise der Hersteller, wenn dieser innerhalb der EU ansässig ist, oder der Importeur, wenn der Hersteller außerhalb der EU ansässig ist. Für White-Label- und Private-Label-Verkäufer, die Produkte unter ihrem eigenen Namen auf den Markt bringen, geht die regulatorische Verantwortung jedoch auf sie über. Ihr Hersteller mag die Formulierung produziert haben, aber Ihre Marke auf der Verpackung macht Sie zu der juristischen Person, die die EU-Behörden zur Rechenschaft ziehen.

Für allgemeine Verbraucherprodukte gemäß EU 2019/1020 gelten die Verpflichtungen für Wirtschaftsakteure für Importeure, Bevollmächtigte Vertreter und Fulfillment-Dienstleister – aber der Markeninhaber, der das Produkt auf dem EU-Markt bereitstellt, trägt die Hauptverantwortung dafür, dass ein in der EU ansässiger Kontakt benannt wird.

Die White-Label-Compliance-Lücke

White-Label-Verkäufer gehen oft davon aus, dass die Compliance in der Lieferkette vorgelagert gehandhabt wird. Der Hersteller hat ein Analysezertifikat bereitgestellt. Der Lieferant hat die EU-Konformität bestätigt. Das Produkt trägt die CE-Kennzeichnung. Sicherlich hat jemand, irgendwo, bereits eine EU-Verantwortliche Person benannt.

In den meisten Fällen ist dies nicht der Fall. Die EU-Verantwortliche Person Ihres Herstellers – falls vorhanden – deckt das Produkt unter der Marke des Herstellers ab. In dem Moment, in dem Sie dieses Produkt umbenennen, Ihre eigene Verpackung anbringen und es unter Ihrem Firmennamen listen, ist eine neue Benennung einer EU-Verantwortlichen Person für Ihre Marke erforderlich. Die Compliance des Herstellers überträgt sich nicht auf Ihre Markenidentität.

Dies ist die Lücke, die White-Label-Verkäufer trifft. Das Produkt selbst mag hinsichtlich Formulierung, Tests und Sicherheitsdokumentation vollständig konform sein. Aber der Marke, die es in der EU verkauft, fehlt eine eigene EU-Verantwortliche Person, und dieses einzige fehlende Element macht jede Listung, jede Sendung und jeden Verkauf technisch nicht konform.

Service-Marken und die Dokumentationsfrage

Service-Marken – Unternehmen, die eine Dienstleistungsebene um physische Produkte herum anbieten, wie z.B. Abo-Boxen, kuratierte Kollektionen oder gebündelte Produktangebote – stehen vor einer zusätzlichen Dokumentationsherausforderung. Wenn Ihr Unternehmen Produkte von mehreren Herstellern unter Ihrer Service-Marke auswählt, bündelt und verkauft, kann jedes Produkt in Ihrem Katalog aus einer anderen Lieferkette mit unterschiedlicher Compliance-Dokumentation stammen.

Ihre EU-Verantwortliche Person muss in der Lage sein, auf Anfrage der Behörden die relevanten Sicherheitsdaten für jedes Produkt vorzulegen. Für Kosmetika bedeutet dies den Zugang zum PIF und zur CPNP-Meldung jedes Produkts. Für allgemeine Verbraucherprodukte bedeutet dies den Zugang zur Konformitätserklärung und zur technischen Datei jedes Produkts.

Eldris handhabt dies, indem es als benannter EU-Kontakt fungiert, der von den Behörden erreicht werden kann. Eldris erstellt, speichert oder verwaltet Ihre PIFs, CPNP-Meldungen oder Konformitätserklärungen nicht – dies bleibt Ihre Verantwortung. Aber Eldris fungiert als EU-seitiger Ansprechpartner, bearbeitet erste Behördenanfragen und bindet Sie ein, um die angeforderten spezifischen Dokumente bereitzustellen. Diese Trennung der Rollen ist entscheidend: Ihre Lieferkette kümmert sich um die Dokumentation, und Eldris kümmert sich um die regulatorische Kontaktpflicht.

Wie Eldris für Service-Marken und White-Label-Betriebe funktioniert

Der Eldris Onboarding-Prozess für Service-Marken und White-Label-Verkäufer ist identisch mit dem Prozess für Direktproduzenten. Sie übermitteln Ihre Produktinformationen – Namen, SKUs und Beschreibungen – über das Eldris-Portal. Eldris erstellt Ihr Zertifikat zur Benennung der EU-Verantwortlichen Person innerhalb von etwa 60 Minuten. Sie verwalten alle Compliance-Dokumente, SKU-Updates und die Zertifikatsneugenerierung über das zentralisierte Dashboard.

EldrisAi OÜ (Reg. Nr.: 3162734, Tallinn, Estland) wird als Ihre EU-Verantwortliche Person benannt. Die auf Ihrem Zertifikat angegebene EU-Adresse ist die Adresse, die Sie auf Ihrer umbenannten Verpackung und in Ihren Marktplatz-Listings angeben. Dies ist die Adresse, die EU-Behörden kontaktieren, wenn sie Fragen zu Ihrem Produkt haben, und Eldris übernimmt die erste Antwort.

Für White-Label-Verkäufer, die mehrere Produktlinien von verschiedenen Herstellern verwalten, bietet das Eldris-Dashboard einen einzigen Compliance-Verwaltungspunkt. Alle Produkte – unabhängig vom Herstellerursprung – werden unter einer Benennung, einem Dashboard und einem Satz von Compliance-Dokumenten verwaltet.

Multi-Brand, Multi-Hersteller-Compliance

Viele Service-Marken und White-Label-Betriebe betreiben gleichzeitig mehrere Markenidentitäten. Ein einzelnes Unternehmen könnte drei oder vier Marken betreiben, die jeweils Produkte von verschiedenen Herstellern beziehen und unterschiedliche Marktsegmente ansprechen. Gemäß den EU-Vorschriften benötigt jede Marke, die Produkte auf dem EU-Markt bereitstellt, eine Abdeckung durch eine EU-Verantwortliche Person.

Eldris ermöglicht es mehreren Marken, unter einer einzigen Länder-Onboarding-Benennung zu operieren. Die einmalige Gebühr von €224,95 pro Land deckt Ihre Geschäftseinheit ab, und alle Marken, die unter dieser Einheit betrieben werden, sind inbegriffen. Die monatliche Preisgestaltung basiert auf der gesamten SKU-Anzahl über alle Marken hinweg – nicht pro Marke. Dies macht Eldris besonders kostengünstig für Multi-Brand-Betriebe, die sonst separate Compliance-Vereinbarungen für jede Markenidentität hätten.

Preise

Einmaliges Onboarding: €224,95 pro Land, einmalig bezahlt, lebenslang. Monatliche Grundgebühr: €11,95. SKU-Stufen: bis zu 20 SKUs für €22,95 pro Monat, bis zu 50 für €45,95, bis zu 250 für €114,95, bis zu 500 für €172,95, bis zu 1.000 für €229,95 und bis zu 2.000 für €287,95 mit unbegrenzter Compliance. Alle Marken unter einer Einheit operieren unter einer einzigen Benennung.

Die Compliance-Kette, die Sie aufbauen müssen

Für Service-Marken und White-Label-Verkäufer ist die Benennung einer EU-Verantwortlichen Person ein Glied in einer Compliance-Kette. Die vollständige Kette erfordert, dass Ihr Hersteller oder Lieferant die zugrunde liegende Sicherheitsdokumentation bereitstellt – PIF, CPNP-Meldung, Konformitätserklärung oder technische Datei, je nach Produkttyp. Ihr Unternehmen muss sicherstellen, dass diese Dokumentation existiert, aktuell und zugänglich ist. Und Ihre EU-Verantwortliche Person – Eldris – fungiert als benannter EU-Kontakt, den die Behörden erreichen können.

Wenn ein Glied in dieser Kette fehlt, ist Ihre Compliance-Position gefährdet. Eldris kann fehlende Sicherheitsdokumentation aus Ihrer Lieferkette nicht ersetzen. Aber Eldris kann sicherstellen, dass das Glied der EU-Verantwortlichen Person aktiv, konform und innerhalb einer Stunde nach dem Onboarding einsatzbereit ist – wodurch die häufigste Compliance-Lücke beseitigt wird, der Service-Marken und White-Label-Verkäufer beim Eintritt in den EU-Markt gegenüberstehen.