Si può essere la propria Persona Responsabile nell'UE?

Solo un'impresa stabilita nell'UE può essere la propria Persona Responsabile, per i cosmetici come per gli altri prodotti. Ai sensi dell'articolo 16, paragrafo 1, del GPSR, il regolamento (UE) 2023/988, un fabbricante UE ricopre il ruolo da sé, come consente l'articolo 4, paragrafo 2, lettera a), del regolamento (UE) 2019/1020. Altrimenti lo ricopre un importatore UE o un rappresentante autorizzato o, in mancanza di entrambi, un fornitore di servizi di logistica.

Quali operatori possono ricoprire il ruolo di Persona Responsabile?

Quattro tipi di operatore, tutti stabiliti nell'UE. Li elenca l'articolo 4, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2019/1020, e il GPSR usa lo stesso elenco.

• a) Un fabbricante stabilito nell'Unione, cioè chi fabbrica un prodotto o lo fa progettare o fabbricare (articolo 3, punto 8, del GPSR) e lo commercializza con il proprio nome o marchio.
• b) Un importatore, quando il fabbricante è fuori dall'Unione. Importatore è qualsiasi persona stabilita nell'Unione che immette sul mercato dell'Unione un prodotto di un paese terzo.
• c) Un rappresentante autorizzato, che ha ricevuto dal fabbricante un mandato scritto per svolgere i compiti dell'articolo 4, paragrafo 3.
• d) Un fornitore di servizi di logistica stabilito nell'Unione, per i prodotti che gestisce. Conta solo se nell'Unione non c'è nessuno dei soggetti a), b) o c).

La lettera b) richiede quindi un fabbricante fuori dall'Unione; la lettera d) richiede l'assenza degli altri tre. La lettera c) non ha condizioni di questo tipo.

Qualsiasi fabbricante può nominare un rappresentante, anche se potrebbe essere la propria Persona Responsabile.

Un'impresa UE può essere la propria Persona Responsabile?

Sì: un'impresa UE può ricoprire il ruolo da sé in quanto fabbricante, ai sensi della lettera a). Può comunque nominare un rappresentante autorizzato con mandato scritto (articolo 10, paragrafo 1, del GPSR).

Essere la propria Persona Responsabile significa svolgerne i compiti internamente. L'articolo 4, paragrafo 3, del regolamento (UE) 2019/1020 impone di rispondere alla richiesta motivata di un'autorità, fornendo le informazioni e i documenti necessari in una lingua che l'autorità comprenda facilmente.

Deve inoltre informare le autorità quando ha motivo di ritenere che un prodotto presenti un rischio, e poi collaborare con loro, anche sulle azioni correttive.

Il GPSR aggiunge verifiche periodiche del prodotto rispetto alla sua documentazione tecnica (articolo 16, paragrafo 2), da svolgere quando i rischi del prodotto lo richiedono. Su richiesta, mostra alle autorità le prove documentate di tali verifiche.

In quanto fabbricante, svolge anche l'analisi interna dei rischi e redige quei documenti (articolo 9, paragrafo 2). Li conserva a disposizione delle autorità per 10 anni dall'immissione del prodotto sul mercato (articolo 9, paragrafo 3).

Il Suo nome e i Suoi indirizzi postale ed e-mail vanno sul prodotto o, se non è possibile, sull'imballaggio o su un documento di accompagnamento (articolo 9, paragrafo 6).

Un'impresa extra-UE può essere la propria Persona Responsabile?

No: l'articolo 4, paragrafo 2, elenca solo operatori stabiliti nell'Unione, quindi non può ricoprire il ruolo da sé. Può farlo un importatore UE o un rappresentante autorizzato da Lei nominato; se nell'Unione non c'è nessuno dei due, un fornitore di servizi di logistica.

Chi lo ricopre dipende da come i Suoi prodotti raggiungono gli acquirenti UE. Se un'impresa UE immette sul mercato dell'Unione i Suoi prodotti provenienti da fuori, è l'importatore e può ricoprire il ruolo ai sensi della lettera b).

Con o senza importatore UE, può nominare un rappresentante, come Eldris. È la lettera c), e richiede un Suo mandato scritto in quanto fabbricante.

Un fornitore di servizi di logistica offre almeno due servizi tra magazzinaggio, imballaggio, indirizzamento e spedizione, senza essere proprietario dei prodotti. Interviene solo come soluzione di riserva, per i prodotti che gestisce.

In questo caso il fabbricante è fuori dall'UE, quindi un'offerta online deve riportare il nome e gli indirizzi postale ed e-mail della Persona Responsabile (articolo 19, lettera b), del GPSR).

La Gran Bretagna ha regole proprie sui prodotti. La guida alla Persona Responsabile UK e UE tratta le vendite in quel mercato.

I cosmetici hanno una propria regola sulla Persona Responsabile?

Sì: i cosmetici non rientrano nell'articolo 16 del GPSR. Il regolamento (CE) n. 1223/2009 prevede una propria Persona Responsabile: il suo articolo 4, paragrafo 1, ammette un cosmetico sul mercato solo con una persona responsabile designata all'interno dell'UE.

Per un cosmetico fabbricato nell'UE, il fabbricante stabilito nell'UE è la propria Persona Responsabile. Può designare un'altra persona con mandato scritto (articolo 4, paragrafo 3).

Per un cosmetico importato, ogni importatore è la Persona Responsabile del prodotto che immette sul mercato (articolo 4, paragrafo 5). L'importatore può designare con mandato scritto una persona stabilita nell'UE, che accetta per iscritto e da quel momento ricopre il ruolo.

Quindi neppure per i cosmetici un venditore extra-UE può essere la propria Persona Responsabile. Il nome e l'indirizzo della Persona Responsabile vanno sul contenitore e sull'imballaggio (articolo 19, paragrafo 1, lettera a)).

La Persona Responsabile conserva inoltre un fascicolo informativo del prodotto (articolo 11, paragrafo 1), per dieci anni dalla data in cui l'ultimo lotto è stato immesso sul mercato.

Una nomina Eldris non produce la relazione sulla sicurezza (CPSR) né quel fascicolo (PIF).

Quando conviene nominare Eldris?

Quando la Sua impresa è fuori dall'UE e nessun importatore UE ricopre il ruolo, oppure quando preferisce non essere la propria Persona Responsabile. Eldris ricopre il ruolo tramite EldrisAi OÜ e il certificato arriva entro 60 minuti dal completamento della registrazione.

Finché il piano mensile è attivo, i dati di Eldris vanno sui Suoi imballaggi e nelle Sue inserzioni: EldrisAi OÜ, Ruunaoja tn 3, 11415 Tallinn, Estonia, con [email protected] come indirizzo e-mail.

Eldris registra la posta delle autorità e La informa entro 24 ore. Una richiesta formale di informazioni riceve una prima risposta entro 10 giorni lavorativi.

Eldris risponde sulla base dei documenti nel Suo portale e La consulta prima di qualsiasi risposta nel merito.

I Suoi obblighi restano Suoi: le verifiche della Persona Responsabile non li sostituiscono (articolo 16, paragrafo 2, del GPSR). Eldris non prepara le Sue dichiarazioni di conformità né i Suoi fascicoli tecnici.

La guida ai compiti della Persona Responsabile descrive il ruolo nella pratica. La tariffa una tantum per ogni mercato e il piano mensile sono nella pagina del servizio.

Nel modulo di registrazione fornisce solo dati e non invia alcun documento prima del pagamento.

Domande frequenti

Un'impresa UE deve nominare una Persona Responsabile?

Non se è il fabbricante: un fabbricante UE può essere la propria Persona Responsabile ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 2, lettera a), del regolamento (UE) 2019/1020. In tal caso ricopre il ruolo e ne svolge i compiti da sé, senza nominare nessun altro. Può comunque scegliere di nominare un rappresentante autorizzato con mandato scritto (articolo 10, paragrafo 1, del GPSR).

Un'impresa del Regno Unito può essere la propria Persona Responsabile UE?

No: un'impresa britannica non può essere la propria Persona Responsabile nell'UE. L'articolo 4, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2019/1020 elenca solo operatori stabiliti nell'UE, e il Regno Unito ne è fuori. Può ricoprire il ruolo l'importatore UE del venditore britannico, oppure il venditore può nominare un rappresentante come Eldris, tramite EldrisAi OÜ.

Il mio distributore UE può essere la mia Persona Responsabile?

Non in quanto distributore, perché l'articolo 4, paragrafo 2, non elenca i distributori. Un'impresa UE che importa i Suoi prodotti nell'Unione è l'importatore e può ricoprire il ruolo ai sensi della lettera b). Un'impresa UE con un Suo mandato scritto può ricoprirlo come Suo rappresentante ai sensi della lettera c).

Il mio magazzino logistico nell'UE può essere la mia Persona Responsabile?

Solo come soluzione di riserva: un fornitore di servizi di logistica stabilito nell'UE può assumere il ruolo per i prodotti che gestisce (articolo 4, paragrafo 2, lettera d)). Lo fa solo se nessun fabbricante, importatore o rappresentante autorizzato è stabilito nell'UE. In ogni altro caso il ruolo spetta a uno di questi tre.

Il ruolo può essere ricoperto da una persona fisica anziché da una società?

Sì, se stabilita nell'UE. Ai sensi dell'articolo 3, punto 9, del GPSR, il rappresentante autorizzato è qualsiasi persona fisica o giuridica stabilita nell'Unione con un mandato scritto del fabbricante. Per i cosmetici, l'articolo 4, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1223/2009 parla di una persona fisica o giuridica designata all'interno dell'UE.

Un importatore UE di cosmetici può affidare il ruolo a qualcun altro?

Sì: ogni importatore è la Persona Responsabile del cosmetico che immette sul mercato, ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 5, del regolamento (CE) n. 1223/2009. Può invece designare come Persona Responsabile un'altra persona stabilita nell'UE, con mandato scritto. Quell'altra persona deve a sua volta accettare il mandato per iscritto.